Personeelsfeest Twente: zelf organiseren in 8 stappen!

Personeelsfeest Twente: zelf organiseren in 8 stappen!

Personeelsfeest Twente…misschien ben jij degene die het dit jaar gaat organiseren. Uiteraard kan je het altijd bij een evenementenbureau in Twente neerleggen. Zij nemen je de zorgen uit handen en kennen de markt als geen ander. Maar goed…zelf organiseren kan ook. Het kan best zijn dat je het moeilijk vindt en niet weet waar je moet beginnen. Laat ik je dan een handje helpen, want ik ben niet voor niets begonnen met de Uitjesclub Twente. Ik deel graag mijn kennis en ervaring met je, zodat jij beslagen ten ijs komt. Als je verder nog hulp nodig hebt, dan staan wij van de Uitjesclub Twente altijd voor je klaar. Je kan je bedrijfsuitje of personeelsfeest bij ons namelijk ook zelf regelen en booken, dus bel gerust!

Personeelsfeest Twente: zelf organiseren in 8 stappen!

1  >>   Stel je organisatieteam samen

Een belangrijke start van dit traject. Als je de mogelijkheid hebt om een organisatieteam samen te stellen, dan is het handig om hier vooraf even over na te denken. Probeer een team samen te stellen dat een doorsnede is uit het bedrijf. Dus iemand van kantoor, iemand uit de buitendienst en iemand uit de fabriek. Zo zorg je voor een breed draagvlak en is het makkelijker communiceren in de verschillende lagen van het bedrijf. Ook een leidinggevende in het team? Kan handig zijn voor de communicatie naar de directie en de financieel verantwoordelijke, maar het kan ook de verhoudingen in een team verstoren.

2  >>   Bepaal het doel van je personeelsfeest

Wat is het doel van je personeelsfeest of bedrijfsuitje? Een belangrijk begin, want daarmee wordt het zoeken straks een stuk makkelijker. Zijn er nog eisen of wensen vanuit de directie? Is het voor een speciale gelegenheid, zoals jubileum of nieuw pand? Is het een personeelsfeest alleen voor de gezelligheid of wil je de bezoekers nog een boodschap meegeven? Wil je bedrijf naar de buitenwereld nog iets uitstralen? Wil je interactie krijgen tussen de mensen, de verschillende afdelingen, dus wil je nog iets doen aan teambuilding? Allemaal dingen om over na te denken en een doel aan te koppelen. Hiermee zorg je dat je straks heel gericht kan zoeken naar de invulling van je bedrijfsuitje of personeelsfeest in Twente.

3  >>   Bepaal het aantal gasten en het budget

Beide onderdelen vormen de basis van je zoektocht. Zonder indicatiebudget vooraf, is het schieten met hagel. Je hebt de kans dat je, na veel werk, achteraf geen akkoord krijgt, omdat het boven budget is. Voorkom teleurstelling en zinloos uitzoekwerk en eis in ieder geval een indicatiebudget om mee te werken.

Is dit een budget per persoon, dan kan je bepalen wie je allemaal wilt uitnodigen aan de hand van je gestelde doelen. Denk hierbij o.a. aan partners, kinderen, oud-medewerkers, Raad van Bestuur, klanten. Mocht het een totaalbudget zijn dan moet je een afweging maken tussen de gestelde doelen en het budget per persoon dat overblijft als je een bepaald aantal mensen wilt uitnodigen. Hoe meer mensen, hoe minder budget per persoon. Het is dan ook handig om te weten hoeveel mensen er daadwerkelijk komen, want niet iedereen die uitgenodigd wordt zal ook aanwezig zijn. Check een voorgaand, soortgelijk personeelsuitje of bedrijfsuitje in Twente, voor een goede inschatting.

4  >>   Programma bedenken, data bepalen en informatie opvragen

Welk programma vinden jullie passend? Dit kan je zelf bedenken, maar je kan ook een enquête houden onder het personeel. Je bent in deze fase op zoek naar inspiratie en informatie. Bedenk in grote lijnen hoe het programma er uit komt te zien. Hoe laat beginnen we? Wanneer is er lunch? Welke activiteiten spreken ons aan of welke thema’s zijn leuk voor de feestavond? Vraag hierbij gelijk informatie op bij partijen die je deze onderdelen kunnen bieden, zodat je daarna kan kijken of een programma past binnen het budget. Daarbij is het ook handig als je twee of drie data hebt waarop het personeelsfeest Twente kan plaatsvinden. De leveranciers kunnen dan gelijk kijken of ze plek hebben op die data. Het eindresultaat uit deze stap is een programma in grote lijnen en passend binnen het budget.

5  >>  Ga in onderhandeling met aanbieders en locatie

Bedenk altijd eerst welke activiteiten je wilt gaan doen of welk thema je aan een feestavond gaat geven. Daarna zoek je een locatie die daar het beste bij past. Ga in onderhandeling met de passende locaties in Twente, activiteiten, decoratie, artiesten, etc. Ga onderhandelen met maximaal 3 locaties en wees reëel in de onderhandeling.

Je moet proberen je programma slim samen te stellen en daarmee het maximale uit je budget te halen, zonder concessies te doen aan de kwaliteit. Vraag door of aanbieders en locaties dingen zelf doen of dat zij ook iemand moeten inhuren. Check of je dingen bij één leverancier kan combineren, wat vaak goedkoper is dan twee aparte leveranciers te laten komen. Vraag door en stel samen, net zolang totdat je een concreet programma en een definitieve prijsopgave hebt. Leg het nog niet definitief vast, maar zorg dat alles in optie staat, zodat je eerst de inschrijving op het personeelsfeest kan doen.

6  >>  Start de inschrijving en definitief vastleggen

Zorg voor een goede communicatie. Alleen een flyer ophangen in de kantine met ‘personeelsfeest Twente’, is vaak niet meer voldoende. In de huidige tijd zijn mensen druk en personeelsfeesten worden niet meer vanzelfsprekend bezocht. Je zal je feest dus goed moeten promoten om te zorgen voor een hoge opkomst. Gebruik verschillende media, zorg voor herhaling en vergeet social media kanalen zoals Facebook, Instagram en Linkedin niet!

Als de inschrijving is gesloten dan kan je het programma definitief vastleggen bij de leveranciers. In deze fase is het niet erg om het aantal nog iets lager aan te houden, want vaak vallen er nog mensen af, maar overdrijf het niet. Het is wel belangrijk om goed te checken wanneer je bij de verschillende leveranciers de aantallen nog kosteloos naar beneden of boven kan aanpassen. De definitieve aantallen moet namelijk wel accuraat worden doorgegeven. Je wilt natuurlijk niet dat mensen te weinig te eten hebben, omdat je je buffet voor 10 personen minder hebt besteld!

7  >>  De laatste puntjes en dan…party time!

De laatste weken voor het personeelsfeest moet je nog even de laatste wijzigingen doorgeven aan de leveranciers. Het lijkt iets kleins maar je kan er een hoop problemen mee voorkomen en daarnaast ook nog eens geld besparen (de laatste aantallen doorgeven).

Ook moet je de gasten nog even opzwepen en informeren over het feest. Het is altijd verstandig om nog een laatste mail de deur uit te doen met een reminder en de laatste gegevens. Hierdoor kan niemand iets vergeten en komt de stemming er al een beetje in! Party time!

8  >>  Denk ook aan de nazorg!

Personeelsfeest Twente voorbij? Dan ben je nog niet klaar hoor! Als eerste is het belangrijk om de facturen van de leveranciers zorgvuldig te checken. Een foutje is zo gemaakt. Daarbij kan het zijn dat je niet tevreden was over bepaalde onderdelen of dat andere dingen helemaal niet geleverd zijn. Laat de factuur daarop aanpassen indien gepast.

Zorg voor een verlenging van de feestvreugde door een aftermovie rond te sturen, een link waar alle foto’s van de avond op staan of een korte tekstuele samenvatting van het feest. Dit vinden de mensen leuk, brengt het gevoel van de avond weer terug en zorgt ervoor dat de mensen die niet zijn gekomen, volgend jaar wél op het personeelsfeest of bij de teambuildingsactiviteit willen zijn. Iedereen moet weten dat het personeelsfeest of de teambuilding in Twente iets is, wat ze nooit mogen missen!